Hendrik Gabbert
Zwischen Flut und Frist: Vergaben im KHZG-Umfeld
Das Inkrafttreten des Gesetzes für ein Zukunftsprogramm Krankenhäuser (Krankenhauszukunftsgesetz – KHZG) stellte auch die AMEOS Gruppe vor verschiedene Herausforderungen, insbesondere, weil, gleich, ob in öffentlicher oder privater Trägerschaft, pauschal auf die Geltung vergaberechtlicher Vorschriften für alle Fördermittelempfänger verwiesen wurde und diese Vorschriften auch in Gestalt von Nebenbestimmungen zu den Fördermittelbescheiden formuliert werden könnten, die aber noch nicht erlassen waren.
Geplant war daher zunächst, sämtliche Vergaben einem externen Dritten zu überlassen, gesteuert durch die KH Einkauf GmbH und begleitet durch die Rechtsabteilung der AMEOS Gruppe. Nach dem sich herausstellte, dass die von dem Dritten für AMEOS initiierten Ausschreibungen grob fehlerhaft waren und späterhin Fördermittelrückforderungen gedroht hätten, mussten alle diese Ausschreibungen aufgehoben und deren Wirkungen rückgängig werden. Mangels finanziell vertretbarer Alternativen, erklärte sich die Rechtsabteilung zur Übernahme der anstehenden Aufgaben bereit. Dies bedeutete u.a.
- Einarbeitung in das öffentliche Vergaberecht (europaweit und national)
- Ermittlung der möglicherweise geltenden Fördernebenbestimmungen je Bundesland
- Suche, Auswahl, Test einer Vergabeplattform wegen Verpflichtung zur elektronischen Vergabe
- Erstellen von Vergabeunterlagen für unterschiedliche Vergabeverfahren (europaweit, national etc.)
- Prüfung aller Vorhaben auf Anwendbarkeit der beabsichtigten Vergabeverfahren
- Prüfen sämtlicher Vertragsunterlagen auf Übereinstimmung mit vergaberechtlichen Grundsätzen in Zusammenarbeit mit KH Einkauf
- Vornahme aller Ausschreibungen im Rahmen des KHZG (u.a. Erstellung Ausschreibungsunterlagen, Veröffentlichung über Vergabeplattform, Beantwortung von Bieterfragen (mit IT und KH Einkauf), Prüfung aller eingegangenen Angebote auf formelle Richtigkeit, Veröffentlichung Ergebnis, Erstellung Vergabevermerk)
Eine besondere Schwierigkeit brachte die Einführung von eForms am 25.10.2023 mit sich. Ohne Übergangsfrist wurden binnen eines Tages die Eingabemasken des Vergabeportals geändert und zwar von vorher ca. 30 Pflichtfeldern auf ca. 700 Pflichtfelder (selbe Verfahrensart). Bereits laufende Vergabeverfahren konnten nicht mehr im alten Format abgeschlossen werden. Eine Ausfüllanleitung für eForms gab es nicht. Nicht einmal die Bundesvergabestelle hatte, bis auf ein 709-seitiges Dokument mit überwiegender Programmiersprache, entsprechende Informationen. Ausserdem konnten europaweite Ausschreibungen im Vergabeportal erst nach einer Validierung über die Schnittstelle zum TED (tenders electronic daily) veröffentlicht werden. Scheiterte eine Validierung, war mangels konkreter Fehlermeldung unklar, welches der ca. 700 Pflichtfelder nicht korrekt ausgefüllt war und jede Eingabe musste wiederholt geprüft werden.
Insgesamt wurden durch die Rechtsabteilung 45 europaweite Ausschreibungen und 17 nationale Ausschreibungen/ Angebotseinholungen bearbeitet und damit, ausgehend von Angeboten von Drittanbietern für diese Leistungen eine Ersparnis von ca. 8,5 Mio EUR erreicht, wobei in den Angeboten (Stand März 2021) der spätere extrem erhöhte Arbeitsaufwand wegen eForms (ab 25.10.2023) nicht berücksichtigt war und die tatsächliche Ersparnis daher um ein Vielfaches höher ist.
Hendrik Gabbert, Jurist/Rechtskonsulent AMEOS Gruppe